نظم إدارة الوثائق

قانون الشركات لديك للتعامل مع مختلف وثائق المحكمة والعقود المهنية والتوكيلات والمذكرات والمستندات القانونية بشكل يومي. عادة ، يتم تخزين هذه العقود وغيرها من المستندات القانونية الهامة بأمان على الرغم من تقديمها عبر الإنترنت. لذلك فإن البرامج القانونية وأنظمة إدارة المستندات القانونية والتطبيقات مطلوبة لأنها تنطوي على الكثير من المهام الشاقة التي يجب تنفيذها بعناية فائقة. يتعين على شركات المحاماة توظيف أفضل مواردها لإدارة المستندات ، مما يجعل العملية أكثر تكلفة. إدارة الوثائق هو عنصر حاسم ل مكاتب محاماة في دبي. من المهم جدًا أن تجعل الشركات هذه العملية فعالة قدر الإمكان حتى تتمكن من تقليل التكاليف بالإضافة إلى المخاطر التي ينطوي عليها الالتزام بالمواعيد النهائية وضمان الامتثال.

لا تستطيع شركات المحاماة تحمل سوء الإدارة أو سوء التعامل لأن الوثائق القانونية لها قيمة لا يمكن ذكرها بأرقام رقمية. كل من إدارة المستندات الحديثة واليدوية مطلوبة في أعمال شركة المحاماة بالفعل. مكاتب المحاماة في دبي هي أفضل المكاتب القانونية في دولة الإمارات العربية المتحدة ، في هذا الصدد. تستخدم مكاتب المحاماة هذه التقنيات الحديثة وأساليب الحفظ اليدوية الحديثة.

إدارة المستندات اليدوية:

لذلك ، من الضروري وضع مبادئ توجيهية وإجراءات مناسبة لإدارة المستندات ، مما يجعل العملية أكثر كفاءة. تبدأ العملية عادةً بترميز الملفات ووضع العلامات. يتم فرز جميع المستندات والملفات وتخزينها في مجلدات منفصلة يتم تمييزها مسبقًا وفقًا لاحتياجات الشركة. دليل إدارة الوثائق أو مراقبة الوثائق كل شيء يدويًا. لذلك يلزم وجود الملفات ، ووضع العلامات ، والقوائم ، وقوائم المراجعة ، والتفاصيل ، والأثاث. يجب أن تكون عناوين المجلدات محددة قدر الإمكان ، مما يسهل التعرف على المجلدات في لمحة واحدة. يجب ترتيب المجلدات بطريقة منطقية ويجب أن تكون العلامات مشفرة بالألوان حسب أولوياتها. الخطوات الرئيسية التي ينطوي عليها تنظيم الوثائق هي كما يلي:

• تجهيز ارشادات الملفات والتي تشمل تفاصيل أنواع الملفات وأنواع المستندات التي سيتم تضمينها في الملفات حسب متطلبات الشركة.

• تحضير ملصقات يمكن التعرف عليها بسهولة للمجلدات والملفات بحيث يسهل التعرف على الملفات في لمحة واحدة دون الحاجة إلى إخراج جميع الملفات.

• في حالة ترميز الملصقات ، أو تم ترميز الملفات بالألوان حسب أهميتها أو أولوياتها ، فمن الأهمية بمكان أن يتم تسجيل الرموز بشكل صحيح ومتاحة بسهولة.

• يجب أن تتم الإشارة إلى جميع الملفات بشكل صحيح بحيث يصبح من السهل تحديد موقع الملفات والمستندات المرجعية.

• إعداد مخطط ملف تفصيلي وتنظيم جميع الملفات وفقًا لذلك.

• جعل خطة الملفات متاحة بسهولة لجميع أصحاب المصلحة.

الإدارة الحديثة للوثائق:

تعتمد أنظمة إدارة الوثائق الحديثة على التكنولوجيا الحديثة. هذه تستند إلى التطبيقات التكنولوجية. هذه قائمة على سطح المكتب والسحابة ويتم تشغيلها أيضًا من الهواتف المحمولة أو الأدوات الأخرى. في الوقت الحاضر ، يتوفر عدد قليل من برامج التخزين وبرامج إدارة علاقات العملاء والتطبيقات السحابية. تعمل المشاركة السحابية على إزالة الاعتماد على خوادم الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة تكنولوجيا المعلومات الأخرى. ضع في اعتبارك القليل من الأشياء عند شراء مثل هذه الأنظمة:

• يجب ه من مصدر موثوق.
• شراء مصدر Licnese والنهاية. لا يجب أن تعتمد على الآخرين.
• تفضل شراء مدى الحياة أو مع اشتراكات مدفوعة.
• يجب أن تكون أنظمة إدارة علاقات العملاء والأنظمة الموثقة تحت تفويضك ومرخص لك.
• يجب أن يكون باسم المشتري / شركة المحاماة.